Tranquillo, non ti manderò in studio una locusta gigante targata Marrakech!
Ci sono però altri fenomeni altrettanto pericolosi che infestano le agende degli studi dentistici.
Nello studio dentistico medio spesso si fanno delle scelte che possono portare l’agenda a diventare un vero e proprio deserto…insidioso e soffocante.
Lavori come un matto tutti i giorni e ti dedichi anima e corpo nel curare i pazienti e mandare avanti tutto, a volte a fronte di giganteschi sacrifici.
Tuttavia a volte certe situazioni sembrano proprio non girare come vuoi nonostante tu ti sia dato da fare fino allo sfinimento.
Le ottime capacità cliniche ti hanno portato ad avere uno studio che funziona e ad avere un buon nome sul mercato, ma poi lei…..l’agenda e l’organizzazione….sembrano vanificare il gusto del lavoro fatto come un mal di denti finché stai mangiando un gelato….una vera simpatia!
Ci sono 7 elementi, o piaghe, che determinano se l’agenda e la sua gestione sia una soluzione o meno.
1° piaga: Mancanza di “chi” gestisce.
Spesso è sottovalutata la segretaria ma la sua funzione è la più importante a livello di gestione.
La sua figura è però di primaria importanza.
E’ la prima e l’ultima persona che il paziente vede.
E’ la persona che meno hai sott’occhio.
E’ quella che se ti gestisce bene fa una differenza in positivo, ma anche in negativo!
2° piaga: segreteria jolly.
E’ la persona che fa sia l’assistenza alla poltrona che la segreteria.
Questo causa una serie di difficoltà: perdi tempo e ti devi fermare, spesso non ha la mentalità per fare la segreteria….e così hai appuntamenti che generano difficoltà e una lista insoluti che farebbe impallidire qualsiasi collezionista di figurine rare.
3° piaga: poca comprensione dello strumento
Spesso l’agenda viene usata come muro da fischer, si intendo proprio quei cosini di plastica che si mettono nel muro per poi infilarci le viti.
La segretaria stessa dice “adesso le trovo un buco”…..
In effetti a volte l’agenda viene presa come strumento per infilarci qualsiasi esigenza dei pazienti o del dottore, quando invece il suo scopo è un altro e ti assicuro che quando viene compreso e adottato genera dei benefici pazzeschi.
Questo ha l’inevitabile conseguenza che tutto diventa caotico e ti sembra di non aver mai il tempo di fare delle cose importanti…ti senti come il criceto nella ruota.
Questo solo punto ha anche come effetto una sensazione: “Avevi iniziato questo lavoro con l’idea di essere libero e finisci invece con la sensazione di essere prigioniero della tua attività!”.
4° piaga: non avere un gestionale
Nonostante non sia sponsor di qualche casa software e sia invece un fan dell’agenda di carta, ti devo dire che la gestione i-paper dello studio non funziona bene.
Non si comprendono i dati, non si riesce a capire bene cosa stia accadendo e inoltre se devi cercare qualcosa ti tocca vestirti da Sherlock Holmes e chiamare l’ispettore Derrick per trovare quello che ti serve.
Avere un gestionale è un modo importante per tenere tutto sotto controllo e reperire dati facilmente, facilitare il lavoro della segretaria e quindi anche il tuo!
5° piaga: mancanza di formazione
La persona che gestisce la segreteria deve essere una sorta di micro-manager.
La segreteria organizza, incassa, fa public relation, a volte fa marketing, recupera insoluti, risponde al telefono, fa i richiami, conferma appuntamenti….e via così!
E’ la persona, oltre a te, che deve essere più formata e non la trovi sul mercato già formata come dovrebbe essere.
Devi farci un grande investimento, dopo il tuo forse il più grande dello studio.
Se la gestisci e formi al meglio azzeri i tuoi problemi.
6° piaga: troppe poche persone
Hai lo studio con più di 3 poltrone e una sola segretaria?
Ecco un altro problema!
Se vuoi far fare alla segretaria tutto il lavoro descritto nella 5° piaga e hai tante poltrone, una sola persona non ti basta.
La scena si trasforma come se avessi la segreteria jolly: un vero delirio e perdi pezzi che poi dovrai andare a recuperare…o nella peggiore delle ipotesi ti ci dovrai arrabbiare parecchio.
7° piaga: la persona sbagliata
Se hai gestito bene le prime 6 piaghe ma le cose ancora non vanno allora è probabile che tu abbia una persona non adatta a fare questo tipo di lavoro.
Magari è una persona spettacolare ma la segreteria non è proprio il suo.
La puoi mettere a fare altri 100 lavori in studio ma questo non è quello in cui riesce a dare il meglio.
Continuare a tenerla li fa star male lei che non ottiene risultati, frustra te che non trovi una soluzione stabile e scoccia i pazienti che percepiscono uno strano disagio.
Per fare questo tipo di lavoro devi cercare la persona più adatta, improvvisare non è il massimo.
Devi imparare come selezionare la persona, inserirla nel miglior modo e renderla veramente responsabile.
Le piaghe ci possono essere ma perché non gestirle e farle scomparire per sempre?
Max Calore